Office Manager:in (80-100%)

Ihre Hauptaufgaben

Sie schaffen Möglichkeiten, Sie können Multitasking, Sie mögen Menschen!

Dann suchen wir Sie: als Drehscheibe unserer Kanzlei im Herzen von Bern, mit Führungsverantwortung, Ausbildungsauftrag und Raum, unsere Arbeitswelt mit KI neu zu denken.

Ihre Aufgaben als Ermöglicher:in

• Selbständiges und vorausschauendes Planen von drei Fachbereichen mit und für Schwerpunktpartner
• Selbstständige Führung des administrativen Daily Business: Korrespondenz, Rechtsschriften, Dossierführung, Rechnungsstellung, Termin- und Fristenkontrolle
• Laufende Abstimmung und Priorisierung mit den drei Schwerpunktpartnern, den zentralen Diensten, den Assistenzfunktionen und der Geschäftsleitung
• Organisieren und Durchführen von Anlässen für Mandanten und für Mitarbeitende.

Führung und Ausbildung

• Fachliche Führung eines Teams von Hilfsassistent:innen im Rahmen eines Grossmandats: Einsatzplanung, Einarbeitung, Qualitätssicherung.
• Optional Praxisausbildung für unsere Lernenden: Sie betreuen jeweils eine:n Lernende:n während sechs Monaten pro Lehrjahr in Ihrem Team (zwei Lernende, zeitlich versetzt).

Digitalisierung und KI

• Sie bringen KI in unseren Arbeitsalltag: Sie erkennen Potenzial, testen neue Lösungen und setzen sie gemeinsam mit dem Team um.
• Als Super User für Elle (unser ERP- und Fallführungssystem) sind Sie erste Ansprechperson im Haus, schulen Kolleg:innen und entwickeln das System zusammen mit unserer IT weiter.

Was Sie mitbringen

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (EFZ) oder vergleichbare Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung (z. B. Direktionsassistenz, Office Management, Paralegal, Anwaltssekretariat)
• Mehrjährige Erfahrung im Office Management, in Assistenzfunktionen oder Stabsassistenzfunktionen,  vorzugsweise in einer Anwaltskanzlei oder einem vergleichbaren Umfeld
• Lust auf Führung – Sie haben schon ein Team geleitet oder möchten jetzt den Schritt machen
• Abgeschlossener Berufsbildungskurs oder Bereitschaft, diesen zu absolvieren
• Ein Flair für KI und digitale Tools sowie den Willen, Prozesse aktiv zu verbessern
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift, weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil
• Organisationstalent, Belastbarkeit und behalten den Überblick, wenn vieles gleichzeitig läuft
• Diskretion, Zuverlässigkeit und eine hohe Dienstleistungsorientierung

Was wir Ihnen bieten

• MODERNE INFRASTRUKTUR – moderne, stilvolle Büroräumlichkeiten im Herzen von Bern sowie moderne IT-Infrastruktur
• RAUM FÜR ENTWICKLUNG - fachlich sowie auch persönlich: wir fördern individuelle Stärken
• FLEXIBILITÄT - Arbeitsmodelle, die zu Ihrem Leben passen (40h/Woche, bezahlte Pausen, 16 Wochen Mutterschaftsurlaub mit 100% Lohn) 
• ZUSÄTZLICHE FREITAGE – an Weihnachten und Neujahr arbeitsfreie Tage und früher Büroschluss vor Feiertage
• WEITERBILDUNG – Vielfältige Chancen für Spezialisierung und Wachstum
• PERSPEKTIVEN - in einer etablierten und zukunftsorientierten Kanzlei