Office & Finance Manager:in (m/w/d)

Deine Aufgaben

• Du bist die zentrale Anlaufstelle im Office und hältst unserem Team im Alltag den Rücken frei.
• Rechnungen & Zahlungen: Du prüfst eingehende Rechnungen auf Richtigkeit, bereitest Zahlungen vor und führst Überweisungen durch. Fristen und offene Posten behältst Du im Blick.
• Buchhaltung: Du lädst Belege in DATEV Unternehmen online hoch und ordnest sie den richtigen Kategorien zu. Monatlich prüfst Du, ob alle Belege für unser Steuerbüro vollständig sind, inklusive Kreditkarten- und Abo-Rechnungen. Bei Rückfragen stimmst Du Dich mit unserer externen Finanzbuchhaltung ab.
• Du gleichst Zahlungseingänge ab, insbesondere unserer Wholesale Kunden
• Du prüfst und bearbeitest die Spesenabrechnungen unserer Mitarbeitenden und buchst Dienstreisen für das Team.
• Verträge & Tools: Du behältst unsere Verträge und Fristen im Blick. Außerdem verwaltest Du unsere Software-Abos und Lizenzen: Wer nutzt was, was brauchen wir nicht mehr?
• HR-Administration: Du pflegst Personio (Urlaubs- und Krankmeldungen, Stammdaten, Dokumente), bereitest Daten für die Lohnabrechnung vor und begleitest das On- und Offboarding, vom Equipment bis zu den Accounts.
• Backoffice: Du kümmerst Dich um Bestellungen von Büromaterial, Equipment und Getränken & Snacks, nimmst Post und Pakete an, übernimmst Muster- und Sonderversand.
• Team & Events: Du organisierst und bereitest teaminterne Meetings vor und planst unsere Teamevents, von der Location bis zur Umsetzung.
• Du entwickelst unsere Office-Prozesse weiter und machst sie effizienter, auch mit digitalen Tools und KI.
• Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen.

Dein Profil

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium abgeschlossen und bereits Erfahrung im Office Management, in der Buchhaltung oder einer ähnlichen Rolle gesammelt.
• Du hast ein Grundverständnis von Buchhaltung und weißt, was ein ordentlicher Beleg braucht. Erfahrung mit DATEV Unternehmen online und Personio ist ein Plus.
• Du arbeitest sehr sorgfältig, zuverlässig und strukturiert. Mit Zahlungen gehst Du verantwortungsvoll und diskret um.
• Du verfügst über gute Kenntnisse in Google Sheets oder Excel.
• Du nutzt digitale Tools und KI-Anwendungen wie Claude oder ChatGPT gerne, um Dir die Arbeit zu erleichtern.
• Du bist organisationsstark, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und hast Spaß daran, unserem Team den Rücken freizuhalten.
• Du bist offen und kommunikativ und sprichst fließend Deutsch und gutes Englisch.
• Du hast eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität und packst gerne mit an, wo es gerade gebraucht wird.

Warum wir?

• Wettbewerbsfähige Bezahlung und individuelle Perks
• Flexible Arbeitszeiten
• Hybrid (Office & Homeoffice)
• Rabatte auf unsere Produkte
• Teamevents
• Office in Bestlage