Assistant(e) administration des ventes

Le Groupe Pénélope :

Depuis plus de 50 ans, Pénélope réinvente l’accueil et l’hospitality avec professionnalisme et sourire. 

Vous aimez le service, relever de nouveaux défis et progresser ? Rejoignez la #TeamPénélope et développez vos talents dans une entreprise qui reconnaît les compétences, encourage le développement professionnel et offre de réelles perspectives d’évolution. 

Et parce que chacun doit pouvoir trouver sa place, Pénélope est fièrement handi-accueillante. 

L'opportunité :

Nous recrutons un(e) assistant(e) administration des ventes pour une BU (Business Unit), un organisme français spécialisé dans les achats public.

Il joue un rôle crucial en tant qu'intermédiaire entre les fournisseurs et les entités publiques, facilitant ainsi l'approvisionnement en biens et services pour divers organismes gouvernementaux, établissements publics, collectivités locales, et autres entités du secteur public.

Au sein d'une équipe, vous êtes en collaboration avec les commerciaux et les équipes opérationnelles.

• Contrat : CDI en temps complet (35h/semaine)

• Lieu : Paris 9e

• Horaires : 8h à 16h ou 9h à 17h du lundi au vendredi

• Prise de poste : Immédiatement

• Salaire : 2200 € brut mensuel
  

Vos principales responsabilités :

• Renseigner l’état préparatoire des devis (EPD) avec les infirmations transmises par le commercial

• Compléter les mémoires techniques spécifiques à chaque client.

• Gérer les modifications ou erreurs potentielles de l’EPD et du mémoire technique. - modification sous 7 jours.

• Suivre avec rigueur les données saisies qui font l’objet d’un indicateur de performance transmis périodiquement au client.

• SINOE - Appliquer les directives de traçabilité des bons de commandes : dans les plus brefs délais à J+3 maximum : confirmation de la commande avec le numéro d’accusé de réception, de commande (ARC) du titulaire, y compris en cas d’annulation, de résiliation ou de modification.

• Suivre rigoureusement les dates de démarrages et fait les mises à jour en cas de modification.

• Signaler tout report de délai vis-à-vis du bon de commande reçu.

• Communiquer et échangent avec les responsables d’agences concerné(e)s.

• Suivre les indicateurs de traitement des commandes.

• Suivre les indicateurs de modifications d’exécution des prestations et les rectificatifs de mémoire technique.

• S’assurer de la fiabilité des données saisies dans SINOE avant le contrôle.

• Veiller à l’indicateur de fiabilité de la mise à jour de la date prévisionnelle de démarrage et signale tout report de délai.

• Point quotidien : sur le suivi des litiges, des réponses et des délais impartis et les pénalités nouvelles, traitées, aggravées et contestées.
  

Le profil recherché :

• Excellente maîtrise des processus d’administration des ventes (ADV)

• Bonne maîtrise des outils informatiques

• Capacité à gérer les priorités et à organiser son travail efficacement

• Rigueur et sens du détail

• Excellentes qualités d’expression orale

• Curiosité et envie d’apprendre

• Bon esprit d’équipe et aisance relationnelle

Les essentiels du salarié :

• Mutuelle d’entreprise

• Accès au CSE (Comité Social et Économique)

• Titres restaurant dématérialisés

• Remboursement à 50% du titre de transport

Vous avez envie de postuler ? Tant mieux, nous avons hâte d’en savoir davantage sur votre profil !