Office Manager (m/w/d)

Ihr EinsatzgebietGemeinsam mit Ihrer Kollegin verantworten Sie die professionelle Organisation und Steuerung des Geschäftsleitungsbüros für die Bereiche Legal & Corporate, Personal & Organisation sowie Einkauf. Sie sind direkt der Geschäftsleitung zugeordnet und übernehmen eigenständig qualifizierte Assistenz-, Koordinations- und Sachbearbeitungsaufgaben.Als zentrale Schnittstelle bewerten und priorisieren Sie eingehende Vorgänge, koordinieren interne und externe Beteiligte und bereiten relevante Informationen strukturiert für die Geschäftsleitung auf. Dabei sorgen Sie für effiziente Abläufe und einen professionellen sowie vertraulichen Umgang mit sensiblen Informationen. Sie sind erste Anlaufstelle sowie kompetente Kontaktperson für Anliegen an die Geschäftsleitung.Wir suchen zum 01.01.2027 befristet bis 31.12.2028 – in Teilzeit 40% (wöchentliche Arbeitszeit ca. 16 h, verteilt auf 2 volle Tage pro Woche) – einenOffice Manager (m/w/d) GeschäftsleitungsbüroIm Bereich Legale & CorporateIhr TätigkeitsbereichEigenständige Steuerung und Koordination der organisatorischen Abläufe im Geschäftsleitungsbüro einschließlich Termin-, Besprechungs- und ReisemanagementEigenverantwortliche Betreuung, Pflege und Qualitätssicherung der digitalen VertragsdatenbankErstellung von Protokollen, Nachverfolgung von Beschlüssen sowie Betreuung und Koordination des Bürgschaftsmanagements Koordination und Bearbeitung des juristisch geprägten Schriftverkehrs in Abstimmung mit den zuständigen internen und externen StellenErstellung und Aufbereitung von Präsentationen und DokumentationenEigenständige Bearbeitung von Sonderaufgaben sowie bereichsübergreifender ProjekteProfessionelle Koordination und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, Partnern, Gesellschaftern und öffentlichen InstitutionenIhr ProfilAbgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vergleichbare Qualifikation oder ein für die Tätigkeit relevantes StudiumMehrjährige Berufserfahrung im qualifizierten Assistenz- oder Office-Management, idealerweise im unmittelbaren Umfeld einer GeschäftsleitungFundierte und breit angelegte Kenntnisse im Office-Management sowie in kaufmännischen und organisatorischen GeschäftsprozessenAnalytisches Denkvermögen, schnelle Auffassungsgabe sowie eine strukturierte und lösungsorientierte ArbeitsweiseHohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein, Verlässlichkeit und DiskretionSie bringen eine positive, lösungsorientierte Haltung mit und gehen neue Herausforderungen pragmatisch und mit Eigeninitiative anSehr sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen sowie Offenheit gegenüber modernen digitalen ArbeitsmittelnSie bringen die notwendige Flexibilität hinsichtlich der Einsatzzeiten und Präsenz mit sowie die Bereitschaft zur gegenseitigen VertretungWir bieten IhnenSicherer Arbeitsplatz mit leistungsgerechter Vergütung nach TVöDFlexibles Arbeitszeitmodell Jährlich wechselndes WeiterbildungsprogrammFinanzielle Unterstützung bei der KinderbetreuungBezuschussung des DeutschlandticketsKostenfreie Parkmöglichkeiten für Mitarbeiterinnen und MitarbeiterOption für ein Dienstrad-LeasingMöglichkeit zum Mobilen ArbeitenVergünstigtes Mittagessen in unserem MesserestaurantMessetickets für Sie und Ihre FamilieIhre AnsprechpersonLandesmesse Stuttgart GmbH & Co. KGJasmine ReimannPersonal & OrganisationMessepiazza 170629 StuttgartTel: +49 711 18560-2621Landesmesse Stuttgart GmbH & Co. KGJasmine ReimannPersonal & OrganisationMessepiazza 170629 StuttgartTel: +49 711 18560-2621