Konferenskoordinator

Nu söker vi en erfaren Konferenskoordinator till vårt team! 

Vill du bli ansiktet utåt för våra konferensgäster och skapa minnesvärda möten varje dag? Vi söker dig som är social, teknikkunnig och älskar att leverera service i toppklass. Rollen är administrativ och serviceinriktad. 

Som Konferenskoordinator hos oss är du en central del av konferensupplevelsen och arbetar både med koordinering och värdskap. Du välkomnar våra konferensgäster i konferensreceptionen, ansvarar för den tekniska uppstarten av möten och finns till hands under dagen för att säkerställa att allt flyter på smidigt. Samtidigt ansvarar du för koordineringen före och efter konferensen, där du följer upp med kunden, kvalitetssäkrar bokningar och menyer, hanterar rumslistor och säkerställer att all information är korrekt registrerad i våra system. Du arbetar nära både gäster och kollegor och är den viktiga länken mellan planering och genomförande.

Vi söker dig som: 

• Har en hög social kompetens, är lyhörd och är en duktig kommunikatör

• Är tekniskt kunnig och trygg med att hantera AV-utrustning (mikrofoner, presentations utrustning, HDMI, olika typer av datorer etc.)

• Är lösningsorienterad, noggrann och gillar att ta ansvar

• Är flexibel, självgående och har ett öga för detaljer

• Har tidigare erfarenhet från konferens och event 

• Kommunicerar professionellt och obehindrat på svenska och engelska, både i tal och skrift

• Har goda kunskaper i Opera PMS samt S&C är meriterande

• Har ett stort hjärta för personlig service och förståelse för att kunden vill bli sedd och uppmärksammad för de behov de har just idag

I rollen ingår bland annat att: 

• Koordinera konferenser och grupper tillsammans med kunden inför ankomst

• Ansvara och hålla i interna veckomöten för att koordinera nästkommande veckas konferenser med berörda avdelningar

• Förbereda och tekniskt starta upp konferenser

• Välkomna grupper och säkerställa ett professionellt första intryck

• Vara kontaktperson för gäster under pågående konferenser och lösa frågor som uppstår

• Samarbeta tätt med sälj, reception, kök och övriga avdelningar

• Följa upp med kunden efter avslutad konferens

Arbetstiderna är primärt dagtid på vardagar, men kvällar och helger förekommer. Tjänsten är en tillsvidareanställning på 100% med 6 månaders provanställning.